5 Fragen, die sich der Stiftungsvorstand mindestens einmal im Jahr stellen sollte

Nicht selten wird das Amt von guten Bekannten der Stifterfamilie als vermeintlicher „Freundschaftsdienst“ und im Einklang mit deren Vorstellungen ausgeübt. Kommt es jedoch zu Generationswechseln, divergierenden Zielsetzungen oder persönlichen Zerwürfnissen, kann dieser „Freundschaftsdienst“ rasch zur kostenintensiven Haftungsfalle werden.

Um dem vorzubeugen, ist es unerlässlich, dass sich der Stiftungsvorstand seiner rechtlichen Rolle und Verantwortung jederzeit bewusst ist. Neben der laufenden Geschäftsführung sollte er daher regelmäßig einen strategischen Blick von außen auf das eigene Handeln werfen. Die folgenden fünf zentralen Fragen dienen dabei als praxisnahe Orientierungshilfe.

Verwirklichen wir mit unserem Handeln eigentlich noch den Stiftungszweck?

Die Erfüllung des Stiftungszwecks ist das oberste Gebot einer jeden Stiftungsvorstandshandlung. Jedoch schleichen sich bei langjähriger Praxis auch Handlungsmuster ein, die unter Umständen gar nichts mehr mit dem eigentlichen Stiftungszweck zu tun haben. Ein Abgleich der „Realität“ mit den als Richtschnur dienenden Bestimmungen der Stiftungserklärung verhindert, dass sich die Stiftung von ihrem eigentlichen Ziel entfernt und der Stiftungsvorstand womöglich in Haftungsfallen tappt. 

Arbeiten wir im Einklang mit den Governance-Vorgaben der Stiftungserklärung?

Nicht nur im Hinblick auf die Frage, ob der Stiftungszweck überhaupt verwirklicht wird, sondern auch im Hinblick auf die Frage, wie dies geschieht, sollte ein regelmäßiger Realitätscheck durchgeführt und geprüft werden, ob Widersprüche zwischen Satzungstext und gelebter Praxis bestehen. Sind die in der Stiftungserklärung vorgesehenen Organe eingerichtet und erfüllen sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben? Funktionieren die vorgesehenen Kommunikationskanäle zw den Organen und finden die vorgesehenen Sitzungen statt? Wird das Protokollwesen sorgfältig geführt und werden Beschlüsse nachvollziehbar dokumentiert? Nur wenn Satzung und gelebte Praxis dauerhaft in Einklang stehen und Governance-Vorgaben nicht bloß formal, sondern tatsächlich gelebt werden, kann der Stiftungsvorstand seiner Verantwortung gerecht werden und Haftungsrisiken wirksam minimieren.

Ist unsere Vermögensanlage im Einklang mit der Stiftungserklärung und ist sie noch zeitgemäß und zweckgerecht?

Die volkswirtschaftlichen Rahmenbedingungen und Kapitalmärkte verändern sich laufend. Damit einher geht, dass eine einmal gewählte Anlagestrategie kein Selbstläufer ist, sondern diese laufend dahingehend überprüft werden sollte, ob sie noch noch risikogerecht und ertragsorientiert ist und die langfristige Leistungsfähigkeit der Stiftung zu sichern kann. Gleichzeitig darf nicht aus dem Auge gelassen werden, dass die Stiftungserklärung oft enge Rahmenbedingungen für die Veranlagung vorgibt. Weicht der Stiftungsvorstand davon ab, begibt er sich in haftungsträchtige Fahrwasser.

Funktioniert das Zusammenspiel zwischen Vorstand, Beirat und Familie?

Eine gute Kommunikationsbasis und ein gemeinsames Verständnis unter den Familienmitgliedern und dem Vorstand erleichtert die Vorstandsarbeit enorm. Die Förderung eines guten Miteinanders sollte daher für den Stiftungsvorstand auf der Agenda stehen. Ein jährlicher strukturierter Austausch (zB im Rahmen von Familienversammlungen oder Beirats-Workshops), sowie klare Zuständigkeiten und Kommunikationswege, fördern die Transparenz, können helfen Missverständnisse zu vermeiden und so den Zusammenhalt zu stärken. 

Denken wir schon an die nächste Generation – und wie bereiten wir sie darauf vor?

Familienstiftungen leben davon, dass das Verantwortungsbewusstsein weitergegeben wird. Eine frühzeitige Einbindung der nächsten Generation trägt dazu bei, Wissen über die Stiftung aktiv und rechtzeitig zu vermitteln. Wer rechtzeitig vorsorgt, sorgt dafür, dass die Stiftung auch in 20 oder 50 Jahren noch das ist, was sie heute sein soll: ein stabiles Band zwischen Familie, Vermögen und Verantwortung.

Die Tätigkeit im Stiftungsvorstand erfordert weit mehr als Loyalität gegenüber dem Stifter oder ein bloßes „Mitgehen“ mit bestehenden Gepflogenheiten. Sie verlangt ein klares Bewusstsein für die eigene rechtliche Rolle, eine konsequente Ausrichtung am Stiftungszweck sowie die Bereitschaft, Entscheidungen eigenverantwortlich, dokumentiert und im Einklang mit den Governance-Vorgaben der Stiftung zu treffen.

Die vorgestellten fünf Fragen sollen Stiftungsvorständen dabei helfen, das eigene Handeln regelmäßig kritisch zu hinterfragen und potenzielle Risikobereiche frühzeitig zu erkennen. Denn nur ein aktiver, informierter und unabhängiger Stiftungsvorstand kann die Interessen der Stiftung wirksam wahren, Konflikte vermeiden und seiner Verantwortung langfristig gerecht werden.

Wenn Sie als Vorstand, Beirat oder Begünstigter einer Familienstiftung prüfen möchten, ob Ihre Stiftungserklärung, Vermögensanlage oder Governance-Struktur der gelebten Praxis entspricht bzw ob diese noch zeitgemäß ist, unterstützen wir Sie gerne. Unser erfahrenes Stiftungsrechtsteam berät seit Jahren rund 30 Familienstiftungen in allen rechtlichen, organisatorischen und strategischen Fragen – von der Modernisierung der Stiftungserklärung über Haftungsfragen bis zur Nachfolgegestaltung.